Analyse des besoins

Analyse réflexive de l'équipe 8


Les membres de mon équipe, Marie Sarone Kolfir et Daniel Joseph et moi (équipe 8), avons effectué une analyse des besoins auprès d'une organisation à l'échelle provinciale concernant un problème lié à la gestion de la sécurité de l'information.

Notre rapport d'analyse des besoins des activités d’apprentissage du cours TEN-7001- Approche systémique et analyse des besoins. Après avoir pris connaissance du mandat, nous avons exploré différentes méthodes de travail afin de définir un plan de match. Nous avons décidé d’organiser une rencontre de travail au moins une fois par semaine afin d’avoir une compréhension mutuelle de notre mandat.

Selon la démarche ADDIE, nous avons effectué une évaluation des besoins afin de répondre aux besoins d’affaires de notre client, un organisme public du gouvernement du Québec.  Cette première étape a impliqué l’élaboration de deux questionnaires et la réalisation de deux entrevues avec des gestionnaires cadres de haut niveau. Cette phase a été par moment stressante, car nous n’avions pas beaucoup de temps pour nous préparer. Nous avons donc fait des séances préparatoires jusqu'à fort tard certains soirs et nous avons finalement réalisé deux entrevues qui nous a permis des recueillir des informations très pertinentes pour le projet.

Nous avons compris que l’analyse des besoins est la base de la recherche de solutions pour toute situation-problème dans laquelle l’apprenant est au cœur de tout le processus. Si l’analyse des besoins est effectuée avec des biais, il y a le risque que la solution proposée ne concorde pas avec le besoin de l’organisation. Notre collecte de données a été réalisée à partir des questionnaires d’entrevue et de la recherche documentaire.

Par la suite, nous avons élaboré une liste de tâches reliées à la performance actuelle des gestionnaires par rapport à la performance désirée. Cela nous a permis d’établir une liste d’objectifs nécessaires pour notre éventuel projet. Une partie du travail consistait à élaborer une grille d’analyse de la performance permettant ainsi de dégager une meilleure vue d’ensemble de l’état de la situation en chiffrant les éléments positifs et négatifs au sein de l’organisation tandis que le modèle Paradoxe a contribué à déterminer les causes profondes du manque de performance des détenteurs au sein de l'organisation. Nous pouvions ainsi plus facilement représenter les éléments internes qui contribuaient à maintenir ou à aggraver le problème.

Pour mener l’évaluation sommative des apprenants dans la situation idéale de gestion de la sécurité de l’information après leur formation, la méthodologie proposée dans le rapport d’analyse s'est inspirée des niveaux 2 et 3 du modèle de Kirkpatrik. Le niveau 2 consiste à déterminer dans quelle mesure les apprenants acquièrent les connaissances, les compétences, les attitudes, la confiance et l’engagement prévus en fonction de leur participation à un événement de formation. Le niveau 3 a mis en lumière le niveau de transfert des connaissances des participants lorsqu’ils sont de retour au travail. Pour cela, nous avons élaboré un échéancier afin de savoir quand réaliser les tâches planifiées. Trois outils ont été proposés : une mise en situation, une grille d’observation et le questionnaire des apprenants qui reprend celui déjà utilisé pour la collecte des données.

Malgré un départ tardif par rapport aux autres groupes, la session s’est bien terminée. Les éléments qui ont favorisé notre entente et le résultat du travail sont la disponibilité et la motivation de chacun. Nous faisions aussi toujours preuve d’ouverture par rapport aux idées de chacun. Il y toujours eu des échanges avec respect. Chacun a mis de l’avant ses forces (par exemple Rachelle, pour son souci des détails et de la qualité de la langue; Daniel, pour ses précisions au niveau des méthodologies et enfin Marie, pour son grand sens de l’organisation et sa capacité de gestion). Nous sommes fiers de notre travail, bien que nous sommes d’avis que nous aurions pu aller plus en détails pour certains éléments et terminer la collecte d’informations si nous avions disposé de plus de temps.

Analyse personnelle 


Contexte du travail

La réalisation du rapport d’analyse s’est effectuée selon une série d’étapes constituant les différentes sections de ce travail. Dans le cadre du cours, nous avions des lectures hebdomadaires à faire et le cas échéant, des vidéos à visionner qui alimentaient nos discussions en équipe et nous permettaient d’avancer ainsi que de déterminer nos tâches respectives. Nous pouvions donc transférer et appliquer les contenus théoriques à notre projet.

Sujet d’actualité

Notre projet portait sur la gestion de la sécurité de l’information dans une organisation d'importance. Celle-ci est justement au cœur des enjeux des organisations en ce moment, car les attaques de rançongiciels, les vols de données et les fraudes informatiques sont malheureusement de plus en plus courants. En plus d’en apprendre sur ce domaine d’expertise, j’ai aussi pu m’initier à la pédagogie.

Compétences développées

Dès le début du cours, j’ai réalisé que j’avais de bons réflexes et que mes expériences de travail se transféraient facilement à ce nouveau domaine. L’élaboration du rapport d’analyse des besoins m’a rappelé mes expériences en rédaction de plans de communication.

De plus, le cours m’a permis d’apprendre et de mettre en application dans ma vie de tous les jours des concepts théoriques fort pertinents. Même si c’est un domaine d’expertise nouveau pour moi, j’ai su m’adapter au vocabulaire de ce domaine, aux outils ainsi qu’aux concepts pédagogiques utilisés. 

L’élaboration du rapport d’analyse des besoins m’a permis de développer encore plus mes aptitudes en analyse, en recherche et rédaction et en travail d’équipe tout cela en ayant recours à des sources d’information presqu’exclusivement en anglais.

Défis rencontrés

Le caractère sensible de notre sujet de recherche s’est parfois révélé être un frein dans la réalisation du rapport. Cependant, nous sommes parvenus à contourner ce problème. Dans le rapport, nous devions travailler en nous imaginant dans une situation idéale, en faisant abstraction du manque d’information, de temps ou toutes autres contraintes. Par conséquent, cela nous a évité de perdre un temps précieux tout en n’ayant pas à ressentir la culpabilité de ne pouvoir tout faire.

Comme nous n’étions que trois coéquipiers pour mener à terme ce travail, il a fallu composer avec les emplois chargés de chaque membre. De plus, nous avons débuté la rédaction de notre rapport avec une à deux semaines de retard par rapport aux autres équipes, puisque notre équipe a tardé à se constituer parce que certains étudiants se sont désistés. 

Cependant, dès le départ, nous avons pu établir nos priorités et cela s’est bien déroulé pour réaliser à temps notre rapport. Les tâches ont été somme toute bien réparties entre nous.

Compte tenu que nous travaillons tous les trois à temps plein, la première ébauche de notre rapport ressemblait à une course contre la montre. Nous avons dû nous résigner à ne pas pouvoir terminer la section portant sur les objectifs d’affaires. Les rétroactions de notre professeure, de l’auxiliaire d’enseignement et des membres de deux autres équipes ont été bénéfiques pour apporter des modifications nécessaires afin de remettre notre travail de session en bonne et due forme.

Outils utilisés

Pendant toute la session, nous avons utilisé Teams pour effectuer nos rencontres hebdomadaires et pour partager nos différents fichiers.

    • Pour la conception du questionnaire en ligne, nous avons utilisé Google Forms.  

    • Pour la réalisation d’un schéma et des autres visuels, Marie Sarone a utilisé Excel et moi, InDesign pour les versions en haute résolution. 

    • Pour la conception de mon cv, j’ai eu recours à Canva.